Event Checkliste

Ein erfolgreiches Event oder eine Firmenfeier braucht eine saubere Planung. Die Step-by-Step Anleitung finden Sie im kostenlosen Download-File.

Event-Chaos? Nicht mit uns!
Die wichtigsten To-dos für eine gelungene Feier in 5 Phasen

Egal ob Weihnachtsfeier, Sommerfest, Spenden-Gala oder das große Firmenjubiläum – so ein Event schmeißt sich leider nicht von allein. Zwischen Glühwein, Buffet und Sitzordnung kann einem da schon mal der Kopf rauchen. Klar, die Planung macht meistens Spaß (zumindest am Anfang) – aber irgendwann wird’s auch ganz schön knifflig.

Damit du beim Orga-Wahnsinn nicht den Überblick verlierst, solltest du die wichtigsten To-dos immer griffbereit haben. Location? Gebucht! Caterer? Menü ist geklärt! Einladungen? Schon auf dem Weg! Klingt gut – aber hast du wirklich an alles gedacht?

Wir zeigen dir, was sonst noch auf deiner Liste stehen sollte, damit dein Event nicht nur gut, sondern richtig großartig wird.

Phase 1 - Vorbereitung

Event mit Plan – damit’s nicht bei Sekt und Häppchen bleibt

Bevor du in die Deko-Abteilung stürmst oder wild Locations googelst, kommt die wohl wichtigste Frage: Warum feiern wir eigentlich? Geht’s um Motivation fürs Team, neue Business-Kontakte oder möchtest du einfach eine starke Botschaft rüberbringen? Ziel klar? Sehr gut – dann schnapp dir den Kalender und such dir ein grobes Datum, überleg dir, wer alles eingeladen wird und wie viele ungefähr kommen sollen.

Und ja, das liebe Geld darf natürlich auch nicht vergessen werden. Ein klar gestecktes Budget hilft dir, später keine Schnappatmung zu bekommen, wenn das Catering-Angebot reinkommt. Also: Finanzrahmen festlegen und mögliche Kosten im Blick behalten – gleich von Anfang an.

Jetzt wird’s kreativ: Überleg dir ein Motto, ein Konzept, einen roten Faden, der sich charmant durch dein Event zieht. Danach geht’s an die Location-Suche – mit Blick auf Platz, Technik, Ausstattung und natürlich auch auf den Vertrag (das Kleingedruckte ist kein Spaß, versprochen!).

Und ganz wichtig: Wie kommen deine Gäste eigentlich zur Party? Check die Erreichbarkeit, Parkplätze und öffentliche Verkehrsmittel. Denn nichts killt die Stimmung schneller als eine Odyssee zur Event-Location.

Phase 2 - Organisation

Jetzt wird’s konkret – von der Idee zur Party mit Plan

Okay, genug geträumt – jetzt geht’s ans Eingemachte! Aus “Wir könnten ja vielleicht mal...” wird endlich “Wir machen das jetzt!” Also: Ran an die Umsetzung!

Schreib deine Ideen auf, mach sie greifbar und konkret. Das bedeutet: Location buchen, Catering klarmachen, DJ oder Band anheuern, Fotograf buchen, Technik organisieren – kurz gesagt: das volle Programm! Vergiss auch das Sicherheitskonzept nicht – besser vorher dran denken als hinterher die Feuerwehr rufen. Und wie kommen die Gäste hin und wieder weg? Auch das will clever geplant sein.

Damit dein Event nicht im Chaos endet, brauchst du einen Zeitplan – was wird wann erledigt? Wer macht was? Und wer springt ein, wenn jemand ausfällt? Gute Projektorganisation ist hier das A und O – mit klaren Zuständigkeiten und einem Plan B in der Tasche läuft dein Event wie am Schnürchen.Finanzrahmen festlegen und mögliche Kosten im Blick behalten – gleich von Anfang an.

Jetzt wird’s kreativ: Überleg dir ein Motto, ein Konzept, einen roten Faden, der sich charmant durch dein Event zieht. Danach geht’s an die Location-Suche – mit Blick auf Platz, Technik, Ausstattung und natürlich auch auf den Vertrag (das Kleingedruckte ist kein Spaß, versprochen!).

Und ganz wichtig: Wie kommen deine Gäste eigentlich zur Party? Check die Erreichbarkeit, Parkplätze und öffentliche Verkehrsmittel. Denn nichts killt die Stimmung schneller als eine Odyssee zur Event-Location.

Phase 3 - Promotion/Werbung

Ohne Gäste keine Party – So macht die Einladung richtig Laune

Was bringt die schönste Feier, wenn keiner kommt? Genau – nichts! Deshalb solltest du frühzeitig dafür sorgen, dass dein Event auch auf dem Radar der Gäste landet. Wenn du nur einen ausgewählten Kreis einladen willst, dann her mit den Einladungskarten – und das bitte nicht erst auf den letzten Drücker! Die Kalender der Leute sind oft schon Wochen (oder Monate!) im Voraus vollgestopft.

Unser Tipp: Schick die Einladungen schön klassisch per Post. So eine Karte zum Anfassen geht nicht so schnell unter wie eine E-Mail im Spam-Ordner – und sie bleibt besser im Gedächtnis. Motto, Datum und Location haben auf hübschem Papier einfach mehr Wirkung.

Wenn dein Event öffentlich ist und du möglichst viele Leute anlocken willst, brauchst du eine clevere Marketing-Strategie. Ob Instagram, Facebook, LinkedIn oder sogar TikTok – nutz die Social-Media-Power, um deine Community zu begeistern! E-Mail-Newsletter, Online-Werbung oder klassische Flyer, Plakate und Bauzaunbanner dürfen natürlich auch nicht fehlen. Die Mischung macht’s!

Und ganz wichtig: Vergiss den Reminder nicht! Schick ein paar Wochen nach der Einladung nochmal eine E-Mail mit allen wichtigen Infos und – wenn möglich – einem Klick-zum-Anmelden-Link. So wissen deine Gäste: „Aha, da wollte ich ja hin!“ Und mit einem Klick ist alles erledigt.

Phase 4 - Durchführung

Jetzt wird gefeiert – aber bitte mit Plan!

Der große Tag ist da – das Event steht vor der Tür! Damit aus deinem Traum-Event kein Chaos-Klassiker wird, braucht’s vor allem eines: Teamwork und klare Ansagen. Denn wenn alle wissen, was zu tun ist, läuft der Laden wie geschmiert.

Also: Briefings vorbereiten, alle Helfer rechtzeitig einweisen und genau sagen, wer wann was macht. „Hä? Ich dachte, du machst das?“ hat auf deiner Veranstaltung nichts verloren.

Plane auch genug Zeit ein, um Technik, Tische, Deko und Co. in Ruhe aufzubauen – niemand möchte unter Zeitdruck die Lichterkette verknoten oder verzweifelt nach dem HDMI-Kabel suchen.

Und apropos Deko: Mach’s schön! Stimmung kommt nicht von allein. Ob Blumen, Lichter oder Stoffe – Hauptsache, es passt zum Motto und sieht einfach einladend aus. Dabei ruhig die Farben und das Design deiner Firma oder des Events mit einfließen lassen.

Vergiss nicht: Der erste Eindruck zählt! Begrüße deine Gäste freundlich – 
ein nettes Lächeln und ein Willkommens-Drink wirken oft wahre Wunder.

Und während die Veranstaltung läuft? Zeitplan im Blick behalten! Kleine Kontrollen zwischendurch helfen dir, entspannt durch den Tag zu kommen und auf alles vorbereitet zu sein.